22.02.2018     06.02.2019
  Praxissoftware: was ist wichtig?
Was muss ich bei einer Abrechnungssoftware beachten?



Die Wahl der passenden Software um mit den Krankenkassen elektronisch abzurechnen ist keine leichte. Wir haben deshalb die wichtigsten Punkte zusammengestellt, um Sie bei der Entscheidung zu unterstützen.

Kostentransparenz

Stellen Sie sicher, dass Sie alle versteckten Kosten kennen. Vielfach werden zusätzlich zur Lizenz Gebühren fällig pro versandte Rechnung, für Support oder Updates. Am einfachsten fahren Sie mit einem Jahresabo, das alle Kosten inklusive dem Versand der Rechnungen direkt beinhaltet (Flat-Rate). So wissen Sie genau, wieviel Sie schlussendlich zu bezahlen haben.

Installation/Updates

Software-Updates und Installationen sind mühsman und zeitintensiv. Wie oben erwähnt, können diese zudem weitere Kosten mit sich ziehen. Am besten fahren Sie hier mit Online- oder Weblösungen:

  • die Installation entfällt komplett
  • ob Sie auf Mac oder Windows sind spielt keine Rolle
  • alle Updates werden ohne Ihr zutun vorgenommen, so dass Sie immer aktuell sind (dies ist insbesondere wichtig, falls sich Tarifpositionen ändern, neue Versicherer dazu kommen, Fehler behoben werden etc.)
  • ihre Daten sind häufig besser geschützt, da sich ein Team speziell genau darum kümmert

Zentrales Daten-Management

Moderne Applikationen unterstützen Sie beim Datenmanagement, in dem Sie alle relevanten Daten zentral und ohne Ihr Zutun einspielen. Insbesondere ist darauf zu achten, dass zum Beispiel ein kompletter Arztstamm inklusive ZSR und GLN vorhanden ist. Ansonsten müssen Sie immer mühsam alle Informationen zusammen suchen. Weitere wichtige Daten sind:

  • Liste aller Versicherungen mit versicherten Leistungen (KVG, UVG etc.)
  • Liste aller Tarife (inklusive MiGeL und ggf. Tarif 590) mit Taxpunkten
  • Liste aller Behandlungsursachen
  • Liste aller Gesetze (KVG, UVG, IVG etc.)

Automatische Debitorenkontrolle

Die Debitorenkontrolle gehört wohl zu den unbeliebtesten Aufgaben überhaupt. Diese automatisiert auszuführen, gehört zu den wichtigsten Features einer Software.
In der Schweiz ist dies generell nur über den Orangen Einzahlungsschein möglich, da nur dieser eine eindeutige Zuordnung von einer Rechnung zu einer Zahlung zulässt. Da der Organe Einzahlungsschein kostenlos ist, lohnt sich in jedem Fall eine Umstellung. Überprüfen Sie also, ob Ihre Software mit dem Organgen Einzahlungsschein umgehen kann, es spart Ihnen extrem viel an Zeit und Nerven.
Hinweis: stellen Sie auch sicher, dass die Software mit dem neuen ISO20022-Standard kompatibel ist, ansonsten ist die Debitorenkontrolle schon bald nutzlos.

Leistungsvalidierung

Wer kennt es nicht aus der Praxis? Ein Flüchtigkeitsfehler resultiert in einer Rückweisung, beispielsweise wurden zuviele Sitzungen abgerechnet oder die Versicherung deckt Unfälle gar nicht ab.

Auch hier gilt: prüfen Sie die Software auf Herz und Nieren, ob sie Sie hier tatkräftig untersützt. Neuere System können unter anderem Folgendes alleine erkennen und die Rückweisungsquote verkleinern:

  • Korrekte Anzahl Sitzungen
  • Hinweis, falls Leistung von Versicherung nicht gedeckt ist (z.B. wird eine Krankheit von der SUVA nicht abgedeckt)
  • Überprüfung aller Taxpunkte
  • Validierung der erlaubten Kombinationen gemäss Tarifvertrag
  • Validierung aller erforderlichen Angaben wie Unfalldatum, Unfallnummer, Rechnungsdatum, Verschreibung
  • Überprüfung gängiger Flüchtigkeitsfehler: falsche AHV-Nummer, Leistungen vor Unfalldatum verrechnet etc.

Datenexport

Eine gesetzeskonforme Buchhaltung ist sehr schwierig in einer Software abzubilden, weshalb die meisten Praxissoftwares darauf verzichten. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie zumindest alle Zahlen aus der Software in ein Excel exportieren können, um Sie einfach in ein Buchhaltungsprogramm wie Banana integrieren zu können. Dies ist insbesondere auch wichtig, falls Sie davon abhängig Lohnzahlungen an Mitarbeiter machen. Praktisch ist ausserdem häufig auch ein Export aller Patientendaten, damit Sie diese direkt anschreiben können.

Agenda verknüpft mit Leistungserfassen

Eine Agenda bringt meistens nur dann etwas, wenn Sie direkt mit der Leistungseingabe verknüpft ist. In diesem Fall müssen nur noch Termine sauber eingetragen werden und die Rechnung wird quasi automatisch erstellt. Ebenfalls wichtig ist heutzutage, dass die Agenda mit Outlook oder dem iPhone verknüpft werden kann. Somit haben Sie immer die volle Übersicht über alle Ihre Termine, sowohl private wie auch geschäftliche.

Dokumentation

Die Dokumentation wird im Gesundheitswesen immer wichtiger, da Sie verschiedenen Stakeholdern Rechenschaft schuldig sind, etwa dem Patienten, dem Zuweiser, der Versicherung. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass eine Praxissoftware Sie in diesem Prozess unterstützt. Wichtige Features wären hier zum Beispiel Briefvorlagen, Möglichkeit zum Druck als PDF, Befunde etc. In unseren Augen ist es wichtig, dass ein solches Feature sehr flexibel ist und keine zu starren Vorgaben macht.

 


Jonas Purtschert, Pharmed Solutions GmbH